Integráció más rendszerekkel

Amennyiben már komolyabb üzleti múlt áll a háta mögött, jó eséllyel használ már jelenleg is valamilyen ügyviteli szoftvert (számlázó, készletnyilvántartó, CRM, ERP, stb.) Ilyenkor jogos az az igénye, hogy ne kelljen az adatokat duplán menedzselni, de elég legyen egy helyre feltölteni, és a másik rendszerben automatikusan jelenjenek meg ezek az adatok.

Rendszereinket számos esetben integráltuk már, és szinte minden lehetséges kommunikációs formát alkalmaztunk a gyakorlatban. Mind webáruház motorunkat, mind tartalom kezelő, mind pedig portál motorunkat integráltuk már más rendszerekkel. Webfejlesztési munkáink során is gyakran alkalmazzuk a legelterjedtebb kommunikációs megoldásokat. Rendszereinket úgy fejlesztjük, hogy azok könnyen integrálhatóak legyenek egymás között, illetve külső rendszerekkel is.

Miért van ilyesmire szükség?

A cél szinte mindig az automatizálás,  a redundáns adattárolás megszüntetése, vagy az információk a konkurenseknél gyorsabb megszerzése. Általános emberi és üzleti igény, hogy a rendszerek összekapcsolásával, az automatikus folyamatok bevezetésével a kényelem mellett próbáljuk meg a folyamatokat úgy szervezni, hogy azok eredménye mindig hatékonyabb legyen mint a korábbi folyamatok.

Erre jó példa két rendszer integrálása, mely a többszöri adatbevitel mellett, csökkenti a hibalehetőségeket, az munkaerő igénybevételét és így az adminisztratív költségeket, a hírek gyűjtésével pedig előbb tudhatunk meg információkat, mint konkurenseink.

A webáruházak működtetése igen komoly, erőforrás-igényes feladat, számos feladatból áll, mint a termék információk felvitele és folyamatos frissítése, az akciók, árlisták kezelése, a megrendelések adminisztrálása és utókövetése, a számlázás és persze a vevői kapcsolattartás. A protálok eseténben ilyen fontos és időigényes feladat a hírfigyelés, adatok átvétele más oldalakról. A szerkesztőket segítendő ezeket érdemes automatizálni.

Mindenki szeretné, ha egyre nagyobb vevőkörrel, egyre több áruval rendelkezne, folyamatosan növelni tudná az online értékesítésből származó bevételeit. Portálok esetében ilyen fontos előrelépés a látogatószám emelkezdése, illetve az ebből származó hirdetési bevételek. Azonban soha nem szabad elfelednünk az adminisztrációs terhekről. Ilyenkor szoktak ügyfeleink úgy dönteni, hogy vezesünk be olyan ügyviteli rendszereket, olyan automatizált funkciókat, melyek megkönnyítik az adminisztrációs feladatokat,

A rossz hír az, hogy ahogy nő egy áruház, ahogy nő a termékek és megrendelések száma, úgy nő az ezen műveletek elvégzésére fordított idő is. Jó hír viszont, hogy ezen műveletek többsége valamilyen szinten automatizálható, felgyorsítható.

Továbbá általános igény, hogy lehetőleg ne kelljen egy adott feladatot kétszer is elvégezni. Így például a termékeket ne kelljen felvinni külön az ERP rendszerünkbe és a webáruházunkba is, a webáruházba érkező megrendeléseket ne kelljen kézzel átvezetni az ERP rendszerbe, vagy az új ügyfél adatokat ne kelljen kézzel felvinni a CRM-be.

Milyen folyamatokat szokás automatizálni az e-kereskedelem esetében?

Az e-kereskedelemben számos olyan folyamat van amit érdemes automatizálni, s melyeket a leggyakrabban automatizálunk.

1. Érdeklődések, árajánlat kérések kezelése: Minden webáruházában feladott árajánlat kérés kezelhető a webáruház keretein belül is, azonban aki már rendelkezik vállalatirányítási rendszernél, ott jogosan merül fel a kérdés, hogy ERP vagy CRM rendszere keretében kezeljük az árajánlat kéréseket, érdeklődéseket és minden olyan adatot, mely a vevőkkel történő kapcsolattartáson alapszik.

2. Számlázás: Az egyik leggyakoribb igény, hogy a számlázást automatizáljuk. Az online számlát általában a díjbekérőből vagy közvetlenül a megrendelésből állítjuk ki. Megelőzheti fizetés nélküli megrendelés, bankkártyás, paypal, Google Checkout vagy sms fizetés.

3. Termék adatok szinkronizálása: Sokan rendelkeznek olyan ügyviteli szoftverrel, ERP rendszerrel, mely tárolja a termékek adatait, annak azonosítóját, jellemzőit. A legjobb megoldás az Ön számára, ha ilyen rendszerrel már rendelkezik, hogy a webáruháza innen nyerje az adatokat, ne kelljen azokat duplán feltölteni, módosítani és frissíteni.

4. Készlet vagy ár információk: A készlet és az ár adatok a leggyakrabban változó adatok egy webáruházban, főleg abban az esetben, ha az árképzés árfolyam függvénye, vagy real-time készlet adatokkal kell dolgozni. Az ilyen esetekben, amennyiben már rendelkezik ügyviteli rendszerrel a legjobb megoldás az árak és készlet adatok a rendszerből történő lekérése. Amennyiben még nem, webáruházához érdemes készlet kezelő rendszerünket illesztenie.

5. Megrendelések és vevők visszacsatolása: A weben regisztrált felhasználók is bekerülhetnek ERP rendszerébe, a hírlevél feliratkozottak is, továbbá az ehhez tartozó értékelések is, a megrendelésekről származó statisztikák. Mindazon adatok melyek a vásárlók érdeklődéséhez, továbbá megrendeléseikhez tartoznak.

6. Megrendelések utógondozása: A weben feladott megrendelések folyamatáról nem árt a vevőket is tájékoztatni, mely történhet az irányítási rendszerből kiküldött e-mailek utján, vagy a webáruházba az állapotok rögzítésével, esetleg értesítéssel sms-ben, telefonon. Az igazán profi rendszer, mint a SenSWebshop rendszere képes arra, hogy a webáruházban az állapot frissülésekor e-mail értesítést küldjön, továbbá szinkronizáció utján adatokat szerezzen az irányítási rendszerekből.

7. Hogyan lesz az egyszer vásárló felhasználóból törzsvásárló? Folyamatos vásárlásra kell késztetnünk, és arra, hogy gyakran visszalátogasson oldalunkra. Ehhez azonban ismernünk kell, és nem árt értesíteni akcióinkról, esetleg bizonyos számú vagy értékű vásárlás után kedvezményeket biztosítanunk részére. Erre remek megoldás az autmatizálás, a CRM-mel történő összekapcsolás, illetve a SenSDM hírlevél küldő rendszerrel történő összekapcsolás.

Milyen folyamatokat szokás automatizálni a portálok esetében?

1. Widgetek: A legegyszerűbb a widget-ek elhelyezése, mely automatikusan vesz át tartalmakat más oldalakról. Ilyen például a kis twitteres csipogásokat, felhasználókat megjelenítő alkalmazás, vagy más oldalak ajánlói.

2. Feed: Az előzőnél bonyolultabb rendszerek a feed-ek, melyek xml kommunikáció segítségével, például folyamatos időjárás, hóadatokat továbbítanak.

3. Hírfigyelő szerkesztőknek: RSS tartalmak gyűjtése, szűrése, hírek alapján trendek felállítása. Mely minden portál szerkesztőinek a legfontosabb alkalmazása lehet.

 

Milyen integrációs megoldásokkal dolgozunk?

Két nagyon fontos kérdést kell minden integráció esetén megfontolnunk. Az első, hogy a rendszerek közvetlenül elérjék egymás adatbázisát, valamilyen adatcsatornát biztosítsunk a két rendszer közöttvagy csak szinkronizálást használjunk? A kérdés eldöntéséhez a technikai lehetőségek mellett az is hozzájárul, hogy a rendszernek real-time (valós időben) kell-e az adatokhoz hozzáférnie, vagy elég csak bizonyos időközönként szinkronizálás segítségével.

A másik, hogy milyen szinten szeretnénk a rendszert automatizálni? Ez függhet a feltöltendő, frissítendő adatok számától, gyakoriságától, illetve attól, hogy milyen költséggel jár az automatizmus kiépítése.

Mi a különbség a szinkronizáció és a real-time rendszerek között?

Minden esetben érdemes mérlegelni, hogy milyen megoldást alkalmazzunk, ugyanis az egyes megoldások költsége, fejlesztési igénye és hardware szükséglete is eltérő lehet, főleg nagyobb rendszerek esetében.

 

Összehasonlító táblázat

  Real-time adatáramlás Szinkronizált adatáramlás
Hardware igény A folyamatos adatkapcsolat miatt nagyobb processzor, memória, merevlemez igénnyel rendelkezik. Ha a folyamat nem percenként, vagy negyedóránként történik, hanem óránként, vagy naponta egyszer, illetve manuálisan, a hardware igénye jóval kisebb, mint a real-time rendszereknek.
Sávszélesség Amennyiben nem egy számítógépen helyezkedik el a két rendszer, úgy a real-time adatelérés sérülhet, továbbá nagyobb rendszerek esetén nagy sávszélességet igényel. Mivel az adatáramlás nem folyamatos, ezért a szinkronizáció pillanatában igényelhet több sávszélességet, ezért nem szükséges a webáruház, portál üzemeltetéséhez szükségesnél nagyobb sávszélesség.
Fejlesztési idő Közepes - magas Alacsony - közepes
Előnye Valós idejű adatok megjelenítése Nagyobb biztonságú, kisebb költséggel és idővel kivitelezhető megoldás.
Hátránya Nagyobb biztonsági kockázatot jelent, több idő és költség a kifejlesztése, folyamatos karbantartása. Előfordulhat, hogy az adatok nem a valóságot tükrözik, mivel a legutóbbi szinkronizáláskori adatokat mutatják.

 

Mi a különbség az automatikus, a félautomatikus és a manuális rendszerek között?

Leggyakrabban manuális rendszereket használunk mindennapjaink során. Az ilyen rendszerek mindenképpen valamilyen emberi beavatkozást, közreműködést igényelnek. Ilyen lehet például egy számla kézi rögzítése. Az ilyen rendszereknél az adatok rögzítése történhet az adatok importálásával, illetve kézi rögzítéssel, az adatok kinyerése pedig exportálással.

A félautomata rendszerek esetében a rendszerek képesek egymással kommunikálni, azonban ezt csak emberi beavatkozásra teszik. Ilyen például a webáruházak esetében a megrendelésből számla generálása egy gomb megnyomásával.

A három megoldás közül a leg költségiényesebb és a fejlesztési idő szemptjából legtöbb munkaórát igénylő rendszerek a teljesen automatizált integrációk. Itt minden adatot előre meghatározott módon emberi beavatkozás nélkül továbbítanak egymás felé a rendszerek, vagy a rendszer egyes részei. Ilyen például a webáruházkoz kapcsolt SenSCash számlaprogram, mely automatikusan díjbekérőt generál a megrendelésekhez.

 Összehasonlító táblázat

  Manuális
Félautomatikus
Automatikus
Hardware és sávszélesség igény Semmilyen extra hardware igénnyel nem rendelkeznek Semmilyen extra hardware igénnyel nem rendelkeznek Ha nagy mennyiségű adatot gyakran kell mozgatni a rendszerek között, az hardware igényes lehet a merevlemezek, a sávszélesség és a memória szempontjából.
Fejlesztési idő Alacsony - közepes Alacsony - közepes Közepes - magas
Előnye A legtöbb rendszerben megtalálható, nem jelent semmilyen fejlesztést
Nagyban segíti az adminisztrációs teher csökkentését, azonban lehetőséget ad a manuális ellenőrzésre. Nagy mértékben csökkenti az adminisztrációs terheket, továbbá bizonyos esetekben kizárják a hibalehetőséget.
Hátránya A legnagyobb adminisztrációs terhet jelenti a három megoldás közül, illetve a legnagyobb hibalehetőséget. Magas fejlesztés igényű, hiszen az automatikus folyamatot és a manuális folyamatot köti össze, így szükség van bizonyos mértékű automatizálásra. Magas fejlesztés igényű, mivel az adatcsatorna és az automatizmus kidolgozása is szükséges.